آیا تا به حال احساس کردهاید که دستگاه کپی یا پرینتر سازمان شما، بیشتر از آنکه ابزار کار باشد، به یک مرکز هزینه تبدیل شده است؟ بسیاری از مدیران اداری و مسئولین خرید، پس از خرید یک دستگاه چاپگر، با کوهی از هزینههای پنهان مواجه میشوند که در زمان خرید اولیه به آنها گفته نشده است. صنعت چاپ و پرینتر، شباهت عجیبی به صنعت تیغ اصلاح دارد؛ سود اصلی فروشندگان در فروش دستگاه نیست، بلکه در موادی است که شما ماهانه مصرف میکنید.
در این مقاله قصد داریم پرده از چند واقعیت پنهان برداریم که شرکتهای بزرگ فروش تجهیزات اداری معمولاً تمایلی به بیان آن ندارند. دانستن این نکات میتواند سالانه میلیونهای تومان در بودجه خرید و تعمیرات شرکت شما صرفهجویی کند و عمر مفید تجهیزاتتان را دوچندان نماید.
راز شماره یک: استراتژی «تیغ و دسته» در بازار چاپ
شاید برایتان جالب باشد که بدانید بسیاری از شرکتهای تولیدکننده پرینتر، دستگاهها را با حاشیه سود بسیار پایین و گاهی حتی با ضرر میفروشند. سوال اینجاست: پس سود آنها کجاست؟ پاسخ در کارتریجها و مواد مصرفی است. آنها میدانند که شما پس از خرید دستگاه، تا سالها مشتری ثابت آنها برای خرید耗材 (مواد مصرفی) خواهید بود. این مدل کسبوکار که به «استراتژی تیغ و دسته» معروف است، باعث میشود قیمت دستگاه جذاب به نظر برسد، اما هزینههای جانبی آن در درازمدت بسیار سنگین باشد.
بسیاری از فروشندگان در زمان فروش، تمرکز را فقط روی قیمت دستگاه میگذارند و کمتر درباره هزینه هر برگ چاپ (Cost Per Page) با شما صحبت میکنند. اگر شما به عنوان یک مدیر خرید، فقط به قیمت اولیه دستگاه نگاه کنید، ممکن است در دام این استراتژی بیفتید. راهکار هوشمندانه این است که قبل از خرید، هزینه مواد مصرفی آن دستگاه را نیز استعلام بگیرید و محاسبه کنید که چاپ هر برگ سند با آن دستگاه واقعاً چقدر برای شما تمام میشود.
راز شماره دو: افسانهی «فقط(اورجینال) بخرید»
یکی از بزرگترین باورهای غلطی که در بازار ایران جا افتاده است، این تصور است که فقط کارتریجها و تونرهای اورجینال شرکت سازنده دستگاه، کیفیت لازم را دارند و سایر محصولات باعث خرابی دستگاه میشوند. اگرچه نمیتوان انکار کرد که نمونههای اورجینال کیفیت بالایی دارند، اما تکنولوژی تولید مواد مصرفی در دهه اخیر پیشرفت چشمگیری داشته است.
امروزه بسیاری از شرکتهای تخصصی و معتبر، تونرهای سازگار را با کیفیتی بسیار نزدیک به نمونه اصلی اما با قیمتی تا ۵۰ درصد کمتر تولید میکنند. تفاوت اصلی اغلب در بستهبندی و برند است، نه لزوماً در کیفیت پودر شیمیایی داخل آن. البته به شرطی که از تامینکننده معتبر خرید کنید. استفاده از محصولات سازگار باکیفیت، نه تنها آسیب به دستگاه نمیزند، بلکه میتواند فشار مالی زیادی را از روی دوش شرکتهای کوچک و متوسط بردارد.
برای مثال، اگر شما دارای تجهیزات زیراکس هستید، نیازی نیست همیشه هزینه گزاف برند اصلی را بپردازید. بازار امروز پر از گزینههای باکیفیتی است که میتوانند نیاز شما را برطرف کنند. شما میتوانید با جستجو برای تونر زیراکس معتبر، گزینههایی را پیدا کنید که هم گارانتی داشته باشند و هم از نظر کیفیت چاپ، تفاوت محسوسی با نمونه اصلی نداشته باشند.
راز شماره سه: پودر شارژ؛ تیغ دو لبهای که باید شناخت
برای تکنسینهای تعمیرات و مدیران فنی، یک راز بزرگ وجود دارد: بسیاری از خرابیهای زودرس درام، مگنت و فیوزینگ دستگاههای لیزری، نه به خاطر عمر طبیعی دستگاه، بلکه به خاطر استفاده از پودر شارژ بیکیفیت و نامناسب است. پودرهای متفرقه بازار ممکن است دمای ذوب متفاوتی داشته باشند یا ذرات آنها یکدست نباشند.
وقتی از پودر نامرغوب استفاده میشود، این ذرات میتوانند به مرور زمان باعث خش افتادن روی درام شوند یا به فیوزینگ دستگاه بچسبند و باعث خرابی هیتر شوند. تعمیر این قطعات هزینهای چندین برابر قیمت صرفهجویی شده در خرید پودر ارزان خواهد داشت. بنابراین، اگر قصد شارژ کارتریج را دارید، کیفیت پودر از قیمت آن مهمتر است. همیشه از فروشندگانی خرید کنید که ضمانت کیفیت پودر را میدهند و در صورت آسیب به دستگاه، مسئولیت آن را میپذیرند.
در بازار امروز، تنوع محصولات بسیار زیاد است. شما میتوانید هم به صورت کارتریج کامل و هم به صورت پودر شارژ اقدام به خرید کنید. برای مشاهده انواع مختلف مواد مصرفی، میتوانید نگاهی به دستهبندی تونر دستگاه کپی بیندازید تا با گزینههای موجود آشنا شوید. انتخاب بین تونر کامل و پودر شارژ بستگی به وضعیت فعلی کارتریج شما دارد؛ اگر درام و مگنت سالم هستند، شارژ کردن مقرونبهصرفهتر است، در غیر این صورت تعویض کامل توصیه میشود.
راز شماره چهار: تاثیر محیط نگهداری بر عمر مواد مصرفی
نکتهای که کمتر کسی به آن توجه میکند، شرایط نگهداری تونر و کارتریج قبل از مصرف است. بسیاری از سازمانها، تونرهای یدکی را در انبارهایی با رطوبت بالا یا دمای متغیر نگهداری میکنند. این شرایط میتواند باعث کلوخه شدن پودر تونر یا فاسد شدن قطعات پلاستیکی کارتریج شود. وقتی از چنین مادهای استفاده میکنید، حتی اگر بهترین دستگاه را هم داشته باشید، کیفیت چاپ پایین خواهد آمد.
همیشه مواد مصرفی را در جای خشک، خنک و دور از نور مستقیم خورشید نگهداری کنید. همچنین قبل از نصب کارتریج جدید، آن را به آرامی تکان دهید تا پودر داخل آن یکنواخت پخش شود. این کارهای ساده میتواند عمر مفید ماده مصرفی را تا ۲۰ درصد افزایش دهد.
راز شماره پنج: چگونه تامینکننده مطمئن پیدا کنیم؟
با توجه به تنوع بالای فروشندگان در بازار، پیدا کردن یک تامینکننده معتمد کار سادهای نیست. یک فروشنده معتبر باید دارای ویژگیهای زیر باشد:
- گارانتی بازگشت وجه: اگر محصول کیفیت نداشت، باید بتوانید آن را مرجوع کنید.
- پشتیبانی فنی: فروشنده باید بتواند در انتخاب مدل مناسب به شما مشاوره دهد.
- تنوع محصول: داشتن انواع برندها و مدلها نشاندهنده تخصص فروشندگی است.
- شفافیت قیمت: قیمتها باید به روز و شفاف باشند.
در این میان، مجموعههایی مانند یکتا پرینت توانستهاند با تمرکز بر کیفیت مواد مصرفی و ارائه گارانتیهای معتبر، اعتماد بسیاری از سازمانها و شرکتهای خصوصی را جلب کنند. وقتی شما از یک مرجع تخصصی خرید میکنید، در واقع بیمهای برای سلامت دستگاههای اداری خود خریداری کردهاید.
نکات طلایی برای افزایش طول عمر دستگاه کپی
علاوه بر انتخاب مواد مصرفی مناسب، نحوه استفاده از دستگاه نیز تاثیر مستقیمی بر عمر آن دارد. در ادامه چند نکته کلیدی را مرور میکنیم:
۱. سرویس دورهای منظم: منتظر نمانید تا دستگاه خراب شود. تمیز کردن داخلی دستگاه و بررسی قطعات مصرفی به صورت دورهای، از خرابیهای بزرگ جلوگیری میکند.
۲. استفاده از کاغذ استاندارد: کاغذهای زبر یا دارای رطوبت بالا، باعث استهلاک سریع غلطکهای کشش کاغذ و فیوزینگ میشوند. همیشه از کاغذهای استاندارد ۸۰ گرمی استفاده کنید.
۳. خاموش کردن صحیح: دستگاههای کپی مدرن دارای چرخههای خنککننده هستند. هرگز دستگاه را ناگهانی از برق نکشید. اجازه دهید چرخه خاموش شدن تکمیل شود.
۴. توجه به پیامهای خطا: وقتی دستگاه هشداری درباره کمبود تونر یا تمیز کردن درام میدهد، آن را نادیده نگیرید. بیتوجهی به این پیامها میتواند منجر به آسیبهای جدی به دستگاه کپی شما شود.
تحلیل هزینه: خرید ارزان یا خرید باکیفیت؟
بیایید یک محاسبه ساده انجام دهیم. فرض کنید قیمت یک کارتریج متفرقه ارزانقیمت ۱ میلیون تومان است و عمر مفید آن ۵۰۰۰ برگ است. قیمت یک کارتریج باکیفیت و گارانتیدار ۱.۵ میلیون تومان است اما عمر مفید آن ۱۰۰۰۰ برگ است. در نگاه اول، گزینه اول ارزانتر به نظر میرسد. اما در محاسبه هزینه هر برگ، گزینه دوم نصف هزینه گزینه اول را برای شما دارد. علاوه بر این، ریسک خرابی دستگاه با گزینه اول بسیار بالاتر است.
بنابراین، شعار «هرچه ارزانتر، بهتر» در بازار مواد مصرفی چاپ، همیشه صادق نیست. هوشمندی در خرید یعنی نگاه به هزینه کل مالکیت (TCO) و نه فقط قیمت فاکتور خرید.
جمعبندی: آگاهانه خرید کنید
صنعت چاپ و پرینتر پر از نکات فنی و تجاری است که اگر از آنها آگاه نباشید، ممکن است هزینههای گزافی به سازمان شما تحمیل شود. از استراتژی فروش دستگاههای ارزان تا کیفیت پودرهای شارژ، همه و همه عواملی هستند که باید در نظر بگیرید.
با انتخاب درست مواد مصرفی، نگهداری صحیح از تجهیزات و خرید از تامینکنندگان معتبر، میتوانید هزینههای چاپ خود را تا نصف کاهش دهید و همزمان عمر دستگاههای خود را افزایش دهید. به یاد داشته باشید که دستگاه کپی و پرینتر، قلب تپنده امور اداری شماست و مراقبت از آن، سرمایهگذاری بر روی بهرهوری کسبوکار شماست.
امیدواریم این نکات برای شما مفید بوده باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره محصولات باکیفیت و مشاوره رایگان، میتوانید به وبسایتهای معتبر این حوزه مراجعه کنید و از تخصص آنها بهرهمند شوید.
